Document Controller

Nicolas S

Promo 2012. Nicolas S. est arrivé dans la profession de Document Controller « un peu par hasard ».

Après un master d’histoire, il intègre la formation Gestionnaire de l’Information  à l’Ecole des Bibliothécaires Documentalistes (EBD) au cours de laquelle il décide de se diriger vers les métiers des archives et du record management (RM).

En seconde année, il signe un contrat d’alternance en qualité de Documentaliste-Archiviste dans une société de télécommunication. Puis, à la sortie de l’école, il est embauché au même titre pour une mission en Italie pour une entreprise pétrolière française et se familiarise ainsi avec le secteur parapétrolier.

Engagé il y a un peu plus d’un an par une société d’assistance technique, sous un contrat de CDI de chantier, N.S. travaille actuellement en mission pour une société d’ingénierie française sur un projet d’envergure internationale du secteur « Oil & Gas ».

L’ampleur exceptionnelle de ce projet nécessite une importante équipe de Document Controllers - une trentaine de personnes répartie dans le monde - divisée en trois sous-équipes : la documentation fournisseurs (dans laquelle travaille N.S.), la documentation d’ingénierie, et la documentation sous-contractants.

Le travail de gestion de la documentation fournisseurs consiste à traiter quotidiennement, pendant toute la durée de vie du projet, les documents techniques envoyés par les fournisseurs dans le monde : plans, données, certifications, documents d’inspection, instructions, procédures.

Les documents reçus sont exclusivement électroniques, sous format Adobe Acrobat ou Excel. Seule la documentation finale, remise à la fin du projet, sera imprimée.

N.S. définit les trois missions principales du métier de Document Controller :

  • L’établissement de la « forecast list » : Soit la liste des documents, leur nombre et références, ainsi que les dates prévisionnelles de remise. Ce travail permet de définir le flux documentaire, d’anticiper la réception des documents et d’attribuer les dossiers aux membres de l’équipe (rôle du responsable d’équipe, Lead Doc Controller) ;
  • Le traitement documentaire : Les documents reçus - portant une référence unique (numéro de document, de projet, de révision, de type de document) - sont analysés, vérifiés, corrigés / commentés, et reçoivent une note codifiée (1- À refaire, 2- À revoir, 3- Complet). Ainsi traités, les documents sont envoyés aux ingénieurs concernés selon le flux défini (directement, ou via une autre équipe de Doc Control à l’étranger). Plusieurs aller-retour des documents, ainsi que des traductions, peuvent être nécessaires au cours du projet ;
  • La communication : chaque jour, des documents sont perdus, ou arrivent en doublons… Autant de demandes nécessitant parfois de gérer des rapports de force entre équipes et pays.

le métier a pour principaux avantages :

la variété des échanges professionnels, avec des interlocuteurs dans le monde entier, et la possibilité d’évolution hiérarchique vers un poste de Lead Document Controller. Il déplore cependant, au niveau exécutant, des tâches pouvant être routinières, et la précarité de la position d’employé chez un prestataire.

Compétences :

Outre des compétences en gestion de l’information, la pratique de l’anglais est essentielle pour exercer ce métier. Sans être bilingue, il s’agit de pouvoir communiquer avec des interlocuteurs du monde entier à l’écrit comme à l’oral. La gestion des documents nécessite d’être à l’aise avec les outils informatiques de base, et en particulier avec les outils Excel et Adobe Acrobat.

Le sens de la communication, la courtoisie, la politesse sont bien sûr indispensables pour gérer les disfonctionnements et demander le respect des procédures !

Le métier de Document Controller serait né dans les années 90 avec la gestion électronique des documents, mais, contrairement aux métiers des archives et du RM, la profession n’a pas écrit son histoire.Pour ce métier, le marché est aujourd’hui mondial, et la concurrence pourrait venir des pays émergents (Philippines, Chine, Inde) où les équipes sont de mieux en mieux formées. Des postes pourraient également être menacés par la crise pétrolière.

Ce métier reste indispensable dans les secteurs de l’industrie et de la recherche.

Les intitulés de poste peuvent varier selon les entreprises : documentaliste technique, doc controller, document controller coordinator, lead DC, etc.

Il existe trois statuts de Document Controller, pouvant coexister au sein d’une même équipe : employé par le client, par le contracteur (société d’ingénierie) ou par le fournisseur (société d’assistance technique).

Les responsables d’équipe, Lead DC, sont généralement embauchés par les clients et mieux rémunérés.