Records Manager

Dans l’entreprise, archiviste moderne, il crée les conditions d’une gestion maîtrisée des documents numériques de leur création à leur archivage

Missions principales

  • Analyse les activités de l’entreprise et formalise les processus documentaires en décrivant les règles à appliquer tout au long du cycle de vie du document (création, stockage, archivage, destruction,…).
  • Définit et met en oeuvre les procédures permettant à l'organisme de disposer à tout instant du document ou de la donnée nécessaire à son activité dans le respect des contraintes juridiques (exigences légales et réglementaires, contentieux...)
  • Participe à la mise en place des outils de gestion des documents (GED, Gestion Electronique des Documents et SAE, Système d’Archivage Electronique)

Compétences

  • Analyser les activités, les situations de travail et de l'organisation des services de l'entreprise.
  • Décrire des processus
  • Maîtriser l’environnement juridique et règlementaire applicable
  • Concevoir une politique d’archivage : définir le cycle de vie des documents, des types de documents à conserver et de leur durée de conservation
  • Identifier les formats de fichiers adaptés à l’archivage des documents numériques
  • Participer au choix des solutions technologiques avec les responsables documentaires, informatiques et qualité
  • Administrer et faire évoluer les bases documentaires et les référentiels de conservationSensibiliser et former les utilisateurs aux règles de gestion documentaire et aux outils

Qualités personnelles

  • Rigueur et appétence pour le droit
  • Sens du relationnel et capacité à accompagner le changement
  • Aptitude à la collaboration et au travail en équipe

Environnement de travail

Le record manager exerce le plus souvent dans une grande entreprise privé, plus rarement dans le secteur public. En relation étroite avec les services qualité, juridique et informatique, ses missions l’amènent à collaborer avec l’ensemble des services de l’entreprise.